Składanie wniosków o dofinansowanie jest jak zbieranie owoców z drzewa czereśniowego. Wiadomo, że owoce są pyszne, jednak stopniowo trzeba sięgać po nie coraz wyżej. Zatem w coraz większym stopniu zbierają te owoce Ci, którzy się w tym specjalizują i mają ku temu zasoby, np. drabinę. Ale nie byłoby to wcale takie złe, dopóki owoce, po które sięgamy, nie zaczęły być zjadane przez robaki. Robaki biurokracji.
Fundacje takie jak moja, można rzec, wyspecjalizowały się z w zjadaniu owoców z drzewa funduszy europejskich. W swoim czasie sięgaliśmy po nie dość wysoko. Nie realizujemy co prawda projektów inwestycyjnych, a takich owoców jest w sadzie najwięcej, ale my poszukujemy środków na kampanie edukacyjno-informacyjne, działania rzecznicze lub badawcze. Tych owoców jest mniej, ale nie jest wcale łatwo po nie sięgnąć. Tym bardziej, że ta perspektywa wdrażana jest w niesamowitym pośpiechu. Być może nim też można wytłumaczyć dlaczego sięganie po środki stało się jeszcze mniej przyjemne. Albo trzema trudnymi do wymówienia słowami: harmonogram, horyzontalne i generator.
Harmonogram
Wielu wnioskodawców przyzwyczaiło się już zapewne, że dokumentacja konkursowa ma objętość encyklopedii. Jednak wcale nie musiałoby tak być, bo wiele elementów wymaganych od wnioskodawców na etapie składania wniosków jest niepotrzebne. W konkursie na edukację ekologiczną wymagano na przykład tzw.: harmonogramu rzeczowo-finansowego. To bardzo przydatne narzędzie dla instytucji pośredniczących, pozwalające im kontrolować finansowy przebieg projektu. Jednak jest to narzędzie, które na etapie oceny wniosków jest nikomu do niczego niepotrzebne.
Oceniający wnioski sprawdzają jedynie czy budżet jest racjonalny pod względem racjonalności przewidzianych wydatków rzeczowych i jego spójności z opisem merytorycznym. Wcale ich nie interesuje kiedy i z jakich źródeł te środki zostaną wydane, bo nie ma takich kryteriów oceny wniosków. Sporządzenia takiego harmonogramu spokojnie można by wymagać dopiero od tych, którzy w konkursie otrzymali pozytywne oceny i będą zawierać umowę o dofinansowanie. Zwłaszcza, że zwykle przed zawarcie umowy o dofinansowanie negocjuje się z potencjalnym grantodawcą warunki realizacji, co często wymaga zmiany takiego harmonogramu! Gdyby go należało wykonać dopiero po ustaleniu wszystkich warunków finansowych realizacji przyznanego grantu, co najmniej kilkunastu wnioskodawców miałoby na etapie pisania wniosku mniej pracy.
Warto dodać, ze harmonogram rzeczowo-finansowy, jest także fajnym narzędziem do śledzenia postępów i planowania wydatków dla projektów inwestycyjnych. Te zwykle mają wartość od kilku milionów złotych po nawet miliardy, jak w przypadku autostrad czy linii kolejowych. Przy tego typu projektach faktycznie instytucja finansująca powinna dość dokładnie wiedzieć kiedy przyjdzie jej wypłacić powiedzmy 200 mln złotych na rzecz projektu. Co innego jednak w projektach edukacyjnych, które w omawianym konkursie miały mieć maksymalną wartość 3 mln złotych i mogły być realizowane nawet przez 2-3 lata. Wielkość pojedynczych wypłat na rzecz projektu to promil wartości całych środków jakimi dysponują instytucje finansujące. Naszym zdaniem dokładne rozliczanie budżetu na kwartały i śledzenie przepływów finansowych w przypadku tak małych projektów jest absolutnie na wyrost.
Horyzontalne
Drugi przykład niepotrzebnej biurokracji to część dotycząca zasad horyzontalnych. Ubolewam na tym, bo ta część dotyczy głównie zrównoważonego rozwoju i ochrony środowiska. Dziś dodatkowo dotyczy także zasady „nie czyń poważnych szkód”. Niestety mało kto chyba czytał i zrozumiał czym w istocie są te wszystkie zasady, jaki jest stopień pokrywania się ze sobą i jak w istocie niewiele się wymaga w zakresie ochrony środowiska od wnioskodawców. Niewiele – bo głównie chodzi o zapewnienie zgodności ich projektów z istniejącym prawodawstwem. Powstał zatem uniwersalny formularz, w którym trzeba opisywać zgodność projektów z tymi zasadami i dobrze. Jednak czemu cały ten formularz trzeba czytać także w przypadku konkursu na projekty edukacyjne – kiedy większość pól tego formularza nie dotyczy tego konkursu i zostało to w instrukcji opisane. Wiadomo, że dziś nie drukujemy wniosków i oszczędzamy w ten sposób lasy, ale warto pamiętać, że każdy kilobajt w internecie na także swój ślad węglowy. Ta część dokumentacji konkursowej mogła być krótsza o 80%, ale ktoś postanowił inaczej.
Kolejny element, który w przypadku projektów informacyjno-edukacyjnych nie musiałby być elementem dokumentacji konkursowej to załącznik opisujący działania promocyjne. W formularzu tym opisuje się działania promujące projekt, a nawet osobno podaje się ich zasięg oraz koszty. Wciąż szukam sensu istnienia takiego osobnego formularza dla projektów, których główną racją finansowania jest działalność promocyjna. Kampanie informacyjno-edukacyjne za główny swój cel mają jak najszerszy zasięg i promocję określonego tematu. Konsekwencją pozostawienia takiego formularza może być konieczność opisania w nim całego wniosku – a przecież jest on opisywany w osobnym formularzu. Czyżbyśmy musieli pisać zatem wniosek dwukrotnie?
Generator
Nie! Wniosek w dzisiejszych czasach piszemy trzykrotnie. W konkursie nie może bowiem zabraknąć generatora wniosków, czyli elektronicznej aplikacji, do której trzeba wstawić informacje dotyczące całego wniosku. Tak też było i w konkursie dotyczącym edukacji ekologicznej. Problem jednak polega na tym, że generator w większości wymagał wpisania w swoje pola tych samych informacji co obowiązkowy załącznik do wniosku zatytułowany „koncepcja realizacji projektu”. Po co zatem generator, albo po co załącznik, skoro dublują one swoją treść.
Wiemy, że instytucjom przygotowującym konkursy nie chce się przygotowywać warunków specjalnie pod konkursy nieinwestycyjne – a przynajmniej tak to z boku wygląda. Przecież to tylko jeden czy dwa konkursy z kilkudziesięciu, w dodatku na niewielkie kwoty. Po co więc się wysilać? Rozumiem ten dylemat. Jednak warto przypomnieć, że realizacja wielomilionowych projektów inwestycyjnych może być całkowicie zniweczona przez nieodpowiedzialne zachowania ich użytkowników. Nieodpowiedzialne, bo nie podparte wiedzą przekazaną użytkownikom właśnie poprzez działania edukacyjno-informacyjne. To raz, a dwa. Może się okazać, że brak skutecznej edukacji doprowadzi do całkowitego zastopowania działalności inwestycyjnej. Europejski Zielony Ład właśnie stoi na krawędzi takiej sytuacji.
Może zatem warto dla tych kilku konkursów dokonać solidnego audytu dokumentacji konkursowej pod kątem tego czy faktycznie musi ona zawierać wszystkie te elementy, które zawiera. Może taki audyt przydałby się wszystkim realizowanym konkursom. Może wnioskodawcy wcale nie muszą tak bardzie wyciągać szyi, aby sięgnąć po coraz wyżej wiszące owoce. I może te wszystkie uproszczenia przywrócą wiarę w to, że Unia Europejska robi dla nas coś dobrego. Choć to, że wnioski są tak nieprzyjazne dla wnioskodawców wcale nie jest jej winą.
Póki co wnioskodawcom pozostało tylko pomodlić się do generatora wniosków przed wysłaniem wniosku. Na przykład takimi słowami:
Unio Europejska – zmiłuj się nad nami!
Rado Ministrów – zmiłuj się nad nami!
Ministerstwo Funduszy – zmiłuj się nad nami!
Narodowy Funduszu – zmiłuj się nad nami!
Instytucjo Zarządzająca – zmiłuj się nad nami!
Instytucji Wdrażająca – zmiłuj się nad nami!
Instytucjo Pośrednicząca – zmiłuj się nad nami!
Komitecie Monitorujący – zmiłuj się nad nami!
Weryfikatorze wniosków – przepuść nam Panie!
Enter!
